So binden Sie den digitalen Produktpass an Ihr ERP-System an

Zeichnet sich eine neue Vorschrift ab, suchen die meisten Unternehmen zuerst nach einer schnellen Insellösung. „Wir bauen eine Tabelle, erzeugen ein paar QR-Codes, und das war’s“, denken viele. Beim digitalen Produktpass führt diese Strategie aber geradewegs ins operative Chaos.

Der DPP ist kein weiteres Etikett, das das Marketing freigeben muss. Er verlangt dynamische, genaue und laufend aktualisierte Daten zu Zusammensetzung, Herkunft, CO₂-Fußabdruck und Lebenszyklus jedes einzelnen Produkts. Und damit stellt sich die große Frage: Woher kommen all diese Daten? Die Antwort liegt natürlich im „Gehirn“ Ihres Unternehmens, in Ihrem ERP-System.

Den digitalen Produktpass an Ihr ERP-System anzubinden, ist mehr als eine gute Idee: Es ist der einzige tragfähige Weg, diesen Prozess zu automatisieren und zu steuern, ohne ein Heer von Sachbearbeitern zu beschäftigen. In diesem Beitrag sehen wir uns an, warum dieses Zusammenspiel so wichtig ist, welche Hürden es gibt und wie Sie Ihre internen Abläufe Schritt für Schritt mit den Anforderungen des DPP verbinden.

Warum Ihr ERP-System das Herz Ihres digitalen Produktpasses ist

Das DPP-Konzept verlangt einen „digitalen Zwilling“ des physischen Objekts. Damit dieser Zwilling verlässlich ist, muss er mit echten Daten aus Produktion und Logistik gespeist werden. Ihr ERP-System (ob SAP, Microsoft Dynamics, Oracle oder eine Eigenentwicklung) enthält bereits einen großen Teil des Puzzles.

Im ERP-System liegen die Stücklisten (BOM). Dort finden Sie Daten zu Lieferanten, Chargennummern, Produktionsdaten und Transportwegen. Wenn Sie den DPP in einem isolierten System getrennt vom ERP führen, müssen Sie jede Änderung am Produktdesign, jeden Lieferantenwechsel und jede neue Produktionscharge von Hand nachtragen. Das bedeutet doppelte Arbeit und unweigerlich menschliche Fehler, die Sie gegenüber Behörden teuer zu stehen kommen können.

Binden Sie die DPP-Plattform direkt an Ihr ERP an, entsteht eine „einzige Quelle der Wahrheit“. Ändert die Entwicklung eine Komponente im System, erscheint diese Änderung automatisch im digitalen Pass der nächsten Charge.

Die größten Hürden auf dem Weg zur Integration

Die Verbindung eines komplexen Unternehmenssystems mit einem neuen externen Standard verläuft selten reibungslos. Bevor Sie Code schreiben oder nach Software-Konnektoren suchen, sollten Sie wissen, wo die Fallstricke liegen.

Verstreute Daten

Das ERP ist zwar das Herz des Unternehmens, aber selten das einzige Organ. Wichtige Informationen für den DPP liegen oft in anderen Systemen. Daten zu Recyclingfähigkeit und Design etwa stecken typischerweise in der PLM-Software (Product Lifecycle Management).

Nachhaltigkeitszertifikate von Lieferanten liegen womöglich in gemeinsamen Ordnern oder in spezieller Qualitätsmanagement-Software. Die größte Herausforderung besteht darin, diese Daten so zusammenzuführen, dass das ERP-System (oder eine Middleware) sie bündeln kann.

Der Unterschied zwischen Chargen- und Artikelebene

Das ist eine grundlegende technische Frage: Wie wollen Sie Ihre Produkte verfolgen?

• Auf Chargenebene: Alle 10.000 Flaschen Shampoo aus der heutigen Produktion teilen sich denselben DPP. Das ERP-System muss nur die Daten des jeweiligen Prozessauftrags liefern.
• Auf Artikelebene: Jeder produzierte Laptop und jede Fahrzeugbatterie hat eine eigene Seriennummer und einen eigenen DPP. Dafür muss das ERP-System riesige Datenmengen in Echtzeit an die DPP-Plattform exportieren, was Ihre Server erheblich belasten kann.

Uneinheitliche Eingangsdaten

Ein Lieferant schickt Ihnen Daten zum CO₂-Fußabdruck als PDF, ein anderer als Excel-Datei, ein dritter direkt über eine API. Das ERP-System arbeitet am liebsten mit strukturierten Datenbanken. Bevor die Daten in den Pass gelangen, müssen sie vereinheitlicht und in eine Sprache übersetzt werden, die das System versteht.

So verbinden Sie Ihr ERP mit dem digitalen Produktpass

Eine erfolgreiche Integration braucht einen klaren Plan. Sie können Ihr ERP-System nicht einfach nach außen „öffnen“, das wäre ein enormes Sicherheitsrisiko. So sieht die Architektur einer sauberen Integration in vier Schritten aus.

Bestandsaufnahme der Daten

Die erste Aufgabe hat mit Programmierung nichts zu tun. Stellen Sie ein Team aus Qualität, Produktion, IT und Nachhaltigkeit zusammen. Nehmen Sie die EU-Anforderungen für Ihre Produktkategorie und legen Sie eine Tabelle mit zwei Spalten an: „Was der DPP verlangt“ und „Wo es in unserem ERP steht“.

• Herkunft der Rohstoffe
• Gebrauchsanleitung
• Anteil recycelter Materialien

Stoßen Sie auf leere Felder (Daten, die Sie bisher gar nicht erfassen), müssen Sie zuerst Ihre internen Geschäftsprozesse ändern, bevor Sie an die Integration denken.

Eine Schutzschicht aufbauen

Verbinden Sie öffentliche QR-Code-Abfragen niemals direkt mit Ihrer ERP-Datenbank! Scannen 100.000 Nutzer Ihr Produkt gleichzeitig, kann das Ihr System lahmlegen.

Richtig ist, eine eigene DPP-Plattform oder Ihr vorhandenes PIM-System (Product Information Management) als Puffer zu nutzen. Das ERP-System „schiebt“ aktualisierte Daten lediglich in festgelegten Abständen in diesen Puffer (etwa einmal täglich oder nach Abschluss eines Fertigungsauftrags). Den öffentlichen Datenverkehr übernimmt so die externe Plattform, und Ihr internes System bleibt geschützt und unbelastet.

API-Integration und Automatisierung

Jetzt sind die Entwickler gefragt. Die Verbindung zwischen ERP und Software für den digitalen Pass lässt sich am besten über eine API (Programmierschnittstelle) umsetzen.

Damit der Ablauf reibungslos läuft, legen Sie Automatisierungsregeln fest. Zum Beispiel:

• Der Status eines Fertigungsauftrags im ERP wechselt auf „Abgeschlossen“.
• Das System erzeugt automatisch eine eindeutige Kennung für die Charge.
• Es ruft die Stückliste und die Qualitätszertifikate ab.
• Es sendet ein JSON-Datenpaket an die DPP-Plattform.
• Die DPP-Plattform liefert eine erzeugte URL bzw. einen QR-Code zurück, den das ERP-System an die Drucker der Verpackungslinie schickt.

Daten anreichern

Das ERP-System liefert die „nüchternen“ Fakten: Chargennummern, Daten, Kilogramm. Der digitale Produktpass ist aber auch ein Kommunikationsmittel. Sobald das ERP die Grunddaten an die Plattform zur Passverwaltung übergeben hat, kann das Marketing sie „anreichern“: mit ansprechenden Bildern, Reparaturvideos oder Recyclingtipps, die den Pass für Endverbraucher nützlich machen.

Geschäftsgeheimnisse schützen in Zeiten der Transparenz

Wenn Führungskräften klar wird, dass ihr ERP-System einen öffentlichen digitalen Pass speist, lautet die häufigste Frage: „Sehen unsere Wettbewerber dann unsere Lieferantenliste und unsere genauen Rezepturen?“

Die Integration muss durchdacht sein und eine Verwaltung der Zugangsrechte vorsehen. Diese erfolgt in der DPP-Plattform selbst, die Regeln, wer was sieht, lassen sich aber schon auf ERP-Ebene festlegen.

• Öffentlicher Zugriff: Scannt eine Privatperson das Produkt, zeigt das System nur, was öffentlich freigegeben ist: Herkunft, Materialanteile in Prozent (ohne die geheime Rezeptur), CO₂-Fußabdruck und Recyclinghinweise.
• Eingeschränkter Zugriff: Jedem Feld und jeder Datei wird eine Zugriffsstufe zugewiesen. So bleiben tiefere ERP-Daten wie Demontagepläne aus dem öffentlichen Pass heraus. Ein authentifizierter Zugang für Recyclingbetriebe (eIDAS) ist in Entwicklung. Er hängt auch davon ab, dass die Europäische Kommission ihre Durchführungsvorschriften fertigstellt.
• Zugriff für Behörden: Ein authentifizierter Zugang für Behörden auf Basis von eIDAS ist in Entwicklung und hängt ebenfalls davon ab, dass die Europäische Kommission ihre Durchführungsvorschriften fertigstellt. Bis dahin zeigt der öffentliche Pass nur öffentliche Felder.

Ihr ERP-System sollte die Daten nicht filtern. Es sendet das vollständige Paket an das DPP-System, und die Passsoftware übernimmt die Rolle des „Türstehers“, der entscheidet, wer was sehen darf.

Fazit: eine Investition, nicht nur ein Kostenfaktor

Den digitalen Produktpass an Ihr ERP-System anzubinden, ist kein kleines Projekt. Es kostet Zeit und Ressourcen und verlangt wahrscheinlich, die Informationsverwaltung im Unternehmen neu zu denken. Viele Unternehmen werden versucht sein, Abkürzungen zu nehmen und Pässe für einzelne Produktlinien von Hand zu erstellen, nur um das gesetzliche Minimum zu erfüllen.

Dieser Ansatz stößt allerdings schnell an seine Grenzen. Je mehr Branchen unter den DPP fallen, desto größer werden die Datenmengen, bis sie sich von Hand nicht mehr bewältigen lassen. Unternehmen, die heute in eine tiefe, automatisierte Integration zwischen ERP und Rückverfolgbarkeitssystemen investieren, vermeiden damit nicht nur die Bußgelder von morgen.

Sie bauen eine flexible, datengestützte Lieferkette auf, mit der sie schneller auf Marktveränderungen reagieren, ihre Prozesse optimieren und das Vertrauen einer immer anspruchsvolleren Generation von Verbrauchern gewinnen. Am Ende ist der Pass nur ein Spiegel Ihrer Geschäftsprozesse: Je geordneter sie in Ihrem ERP sind, desto besser steht Ihr Unternehmen nach außen da.