Sie haben eine elektronische Signatur. Das EU-Register verlangt ein elektronisches Siegel.

Zwischen Ihrem Werk und dem Register für digitale Produktpässe steht ein einziges Zertifikat. Bei den meisten Unternehmen ist es nicht das, das sie bereits besitzen.

Wie das Register funktioniert, regelt die Durchführungsverordnung (EU) 2026/1778 der Kommission. Artikel 4 legt fest, wer darin einen Pass registrieren darf, und die Antwort lautet: nur ein „verifizierter Wirtschaftsteilnehmer“. Um das als juristische Person zu werden, weisen Sie Ihre Identität und Ihre Niederlassung mittels eines qualifizierten elektronischen Siegels nach, das auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Siegel beruht und von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wurde.

Ein Siegel also, keine Signatur.

Signatur und Siegel sind zwei verschiedene Produkte

Die Unterscheidung stammt aus der Verordnung (EU) Nr. 910/2014, der eIDAS-Verordnung. Eine qualifizierte elektronische Signatur erstellt eine natürliche Person; sie hat die Rechtswirkung einer handschriftlichen Unterschrift. Ein qualifiziertes elektronisches Siegel erstellt eine juristische Person; es bestätigt, dass Daten von diesem Unternehmen stammen und seither nicht verändert wurden. Es ist das digitale Gegenstück zum Firmenstempel, nicht zur Unterschrift der Geschäftsleitung.

Anbieter verkaufen beides oft auf derselben Seite unter derselben Überschrift. Die Vergleichstabelle eines Anbieters sagt es selbst deutlich: Inhaber der Signatur ist „eine natürliche Person, die die juristische Person vertritt“, Inhaber des Siegels „ausschließlich eine juristische Person“. Antrag, Unterlagen und Preis sind jeweils verschieden.

Für Einzelunternehmer gilt eine andere Regel. Art. 4 Abs. 1 verlangt eine qualifizierte elektronische Signatur, ein elektronisches Identifizierungsmittel mit dem Sicherheitsniveau „hoch“ oder eine elektronische Attributsbescheinigung. Ein Siegel wird nur von juristischen Personen verlangt, weil nur eine juristische Person eines besitzen kann.

Was das Siegel öffnet und was passiert, wenn es abläuft

Art. 4 Abs. 3 gewährt verifizierten Wirtschaftsteilnehmern Zugang zum Register, um Pässe zu registrieren. Art. 4 Abs. 4 befristet diesen Status: bis zum Ablauf der elektronischen Identifizierungsmittel, in jedem Fall aber höchstens drei Jahre ab dem Tag der Verifizierung.

Läuft die Frist ab, verschwinden die bereits registrierten Pässe nicht. Was entfällt, ist das Recht, neue Pässe zu registrieren und Daten zu ändern, bis Sie die Verifizierung erneut abgeschlossen haben.

Derselbe Artikel enthält einen Absatz, über den kaum jemand spricht. Nach Absatz 5 muss ein Wirtschaftsteilnehmer die Verifizierung nicht ein zweites Mal durchlaufen, wenn das Register mit einem anderen Informationssystem der Union verbunden ist, das ein gleichwertiges oder identisches Verfahren zur Identitätsprüfung nutzt, und er dort bereits registriert ist. Die Verordnung nennt kein System. Naheliegend ist EPREL, die Produktdatenbank für die Energieverbrauchskennzeichnung, die seit 2022 mit qualifizierten elektronischen Siegeln arbeitet. Ob sie zählt, lässt der Text offen. Wenn Sie EPREL schon durchlaufen haben, lohnt sich die Nachfrage, bevor Sie zweimal zahlen.

So prüfen Sie, was Sie tatsächlich besitzen

Vier Prüfungen, jede dauert nur Minuten:

• Die Art. Im Zertifikat selbst steht, wofür es ausgestellt wurde: für eine elektronische Signatur oder für ein elektronisches Siegel. Steht dort Signatur, ist es nicht das Instrument, das Art. 4 Abs. 2 von einer juristischen Person verlangt.
• Der Inhaber. Wurde das Zertifikat für eine Person ausgestellt, ist es eine Signatur, auch wenn Ihr Unternehmen darin als Organisation genannt ist.
• Der Anbieter. Jeder qualifizierte Anbieter in der EU steht auf einer nationalen Vertrauensliste, die öffentlich und maschinenlesbar ist, und alle nationalen Listen fließen in die europäische Liste der Vertrauenslisten ein. Prüfen Sie dort und nicht auf einer Verkaufsseite. Die Liste zeigt auch, für welche Dienste ein Anbieter tatsächlich qualifiziert ist, und das ist nicht immer das, was die Verkaufsseite nahelegt.
• Das Ablaufdatum. Ihr Status als verifizierter Wirtschaftsteilnehmer endet mit dem Zertifikat. Läuft es in einem Jahr ab, endet dann auch Ihr Zugang zum Register.

Ein Hinweis, der Geld spart: Der Anbieter muss nicht in Ihrem eigenen Land sitzen. Der Markt für Vertrauensdienste in der Union ist offen, und ein Siegel eines qualifizierten Anbieters aus einem Mitgliedstaat gilt in allen anderen ebenfalls als qualifiziert.

Die Kosten sind nicht das Problem

Die Größenordnung liegt bei einigen Dutzend Euro pro Jahr. Der Leitfaden der Kommission für das vergleichbare Register zur Energieverbrauchskennzeichnung beziffert ein solches Zertifikat auf „ein paar Dutzend bis tausend Euro“. Die öffentliche Preisliste eines EU-Anbieters, abgerufen am 31. August 2026, liegt am unteren Ende dieser Spanne: 30,60 € inkl. MwSt. für ein Zertifikat mit einem Jahr Laufzeit und 68,10 € für drei Jahre.

Das Problem sind die Unterlagen und die Vorlaufzeit. Für ein Zertifikat einer juristischen Person braucht es ein Ausweisdokument des Antragstellers und einen Nachweis der Eintragung des Unternehmens. Ist der Zertifikatsinhaber nicht der gesetzliche Vertreter, kommt eine dokumentierte Vollmacht hinzu, für das Unternehmen zu handeln. Mehrere Anbieter prüfen das überhaupt nicht per Fernidentifikation. Das lässt sich nicht an dem Tag erledigen, an dem man es braucht.

Nicht nur Hersteller

Artikel 5 erstreckt dieselbe Verifizierung auf „Akteure der Wertschöpfungskette“: Reparaturbetriebe, Aufbereiter, Wiederaufarbeiter, Recyclingbetriebe und Digitalproduktpass-Dienstleister. Nur verifizierte Akteure haben Zugang zum Register und dürfen dort Vorgänge ausführen.

Wenn Sie die Registrierung einem externen Anbieter überlassen wollen, lesen Sie Artikel 6 genau. Nach Absatz 1 kann ein verifizierter Wirtschaftsteilnehmer Zugangsrechte an Dritte übertragen, die in seinem Namen handeln. Absatz 3 lässt jedoch jeden Wirtschaftsteilnehmer für sein eigenes elektronisches Verifizierungsverfahren verantwortlich. Ob eine Plattform unter ihrem eigenen Siegel statt unter Ihrem registrieren darf, wird am Markt in beide Richtungen behauptet, und der Wortlaut entscheidet es nicht ausdrücklich. Fragen Sie schriftlich nach, bevor Sie davon ausgehen, dass jemand das für Sie erledigt.

Was Sie zurückbekommen

Artikel 9 beschreibt den Registrierungsnachweis: ein gesichertes elektronisches Dokument, das ein verifizierter Wirtschaftsteilnehmer jederzeit erzeugen kann. Es enthält die eindeutige Produktkennung, die Warennummer, Name und Identität des verantwortlichen verifizierten Wirtschaftsteilnehmers, Datum und Uhrzeit der Registrierung, bestätigt durch einen elektronischen Zeitstempel der Kommission, sowie einen Hashwert der Passversion.

Der Nachweis selbst ist durch ein qualifiziertes elektronisches Siegel nach Artikel 38 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 gesichert und bleibt ab seiner Erzeugung 90 Kalendertage lang abrufbar.

Dieses Dokument wird Ihr europäischer Abnehmer verlangen, um seine eigene Lieferantenprüfung abzuschließen. Hinein geht ein Siegel, heraus kommt ein Siegel.

Wann das Ihr Thema wird

Die Registrierung gilt nicht pauschal für alle Produkte. Ausgelöst wird sie durch den Rechtsakt für Ihre Produktgruppe. Der erste feste Stichtag gilt für Batterien: der 18. Februar 2027. Für Textilien, Möbel und Stahl gilt noch kein delegierter Rechtsakt, und die Richttermine der Kommission sind Planung, kein Recht. Der Gesamtüberblick nach Produktgruppen ändert sich mehrmals im Jahr.

Das Register selbst läuft seit dem 20. Juli 2026, zusammen mit einer Testumgebung, und die Verordnung 2026/1778 ist seit dem 6. August 2026 in Kraft. Die Frage Signatur oder Siegel können Sie heute in Ruhe klären, ohne Frist im Nacken. Beschaffen Sie jetzt ein Siegel und fällt Ihre Produktgruppe erst in drei Jahren unter die Pflicht, verifizieren Sie sich erneut. Das kostet einige Dutzend Euro. Herauszufinden, was Sie tatsächlich brauchen, müssen Sie nur einmal.

Am günstigsten stellen Sie jetzt fest, dass eine Signatur kein Siegel ist. Am teuersten wird es an dem Tag, an dem Sie Ihre erste Registrierung einreichen. Alle anderen Änderungen an den Regeln dokumentieren wir in chronologischer Reihenfolge.