Usted tiene una firma electrónica. El registro de la UE pide un sello electrónico.

Entre su fábrica y el registro de pasaportes digitales de productos hay un certificado. Para la mayoría de las empresas, no es el que ya tienen.

El funcionamiento del registro se establece en el Reglamento de Ejecución (UE) 2026/1778 de la Comisión. Su artículo 4 indica quién puede inscribir un pasaporte en él, y la respuesta es: solo un «operador económico verificado». Para serlo como persona jurídica, la empresa debe acreditar su identidad y su establecimiento «mediante un sello electrónico cualificado basado en un certificado cualificado de sello electrónico, expedido por un prestador cualificado de servicios de confianza».

Un sello. No una firma.

Una firma y un sello son dos productos distintos

La distinción procede del Reglamento (UE) n.º 910/2014, conocido como eIDAS. La firma electrónica cualificada la crea una persona física y tiene el efecto jurídico de una firma manuscrita. El sello electrónico cualificado lo crea una persona jurídica y garantiza que los datos proceden de esa empresa y no se han modificado desde entonces. Es el equivalente digital del sello de la empresa, no de la firma del administrador.

Los prestadores suelen vender ambos en la misma página y bajo el mismo título. La tabla comparativa de uno de ellos lo dice sin rodeos: en la firma, el titular es «una persona física que representa a la entidad jurídica»; el sello es «solo para entidades jurídicas». La solicitud, la documentación y el precio son distintos.

Para un empresario individual (autónomo) la regla es otra. El artículo 4, apartado 1, pide una firma electrónica cualificada, un medio de identificación electrónica con nivel de seguridad «alto» o una declaración electrónica de atributos. El sello solo se exige a las personas jurídicas, porque solo una persona jurídica puede tenerlo.

Qué permite el sello y qué ocurre cuando caduca

El artículo 4, apartado 3, da a los operadores económicos verificados acceso al registro para inscribir pasaportes. El apartado 4 del mismo artículo pone un límite temporal a esa condición: hasta que caduquen los medios de identificación electrónica y, en cualquier caso, no más de tres años desde la fecha de la verificación.

Si se agota el plazo, los pasaportes que ya haya inscrito no desaparecen. Lo que desaparece es el derecho a inscribir otros nuevos y a modificar datos, hasta que vuelva a completar la verificación.

El mismo artículo contiene un apartado del que casi nadie habla. El apartado 5 dispone que, cuando el registro esté integrado con otro sistema de información de la Unión que tenga un proceso de verificación de la identidad equivalente o idéntico, el operador que ya esté inscrito en él no tendrá que pasar por la verificación una segunda vez. El reglamento no nombra ningún sistema. El candidato evidente es EPREL, el registro del etiquetado energético, que funciona con sellos electrónicos cualificados desde 2022. El texto no aclara si contará. Si ya ha pasado por EPREL, conviene preguntarlo antes de pagar dos veces.

Cómo comprobar lo que tiene realmente

Cuatro comprobaciones, de unos minutos cada una:

• El tipo. El propio certificado indica para qué se expidió: firma electrónica o sello electrónico. Si dice firma, no es el instrumento que el artículo 4, apartado 2, exige a una persona jurídica.
• El titular. Si el certificado se expidió a nombre de una persona, es una firma, aunque su empresa figure en él como organización.
• El prestador. Todos los prestadores cualificados de la UE figuran en una lista de confianza nacional, pública y legible por máquina, y todas las listas nacionales alimentan la lista europea de listas de confianza. Compruébelo allí y no en una página comercial. La lista indica además para qué servicios está realmente cualificado cada prestador, que no siempre coincide con lo que da a entender su página de ventas.
• La caducidad. Su condición de operador verificado se extingue con el certificado. Si caduca dentro de un año, ese es también el horizonte de su acceso al registro.

Una aclaración que ahorra dinero: el prestador no tiene por qué ser de su país. El mercado de servicios de confianza de la Unión es abierto, y un sello expedido por un prestador cualificado de cualquier Estado miembro es cualificado en todos los demás.

El coste no es el problema

El orden de magnitud es de decenas de euros al año. La propia guía de la Comisión para el registro análogo del etiquetado energético sitúa un certificado así entre «unas decenas de euros y mil euros». La lista de precios pública de un prestador de la UE, consultada el 31 de agosto de 2026, está en la parte baja de esa horquilla: 30,60 € IVA incluido por un certificado de un año y 68,10 € por tres años.

El problema son los trámites y el plazo. Un certificado para una persona jurídica requiere un documento de identidad del solicitante y la prueba del registro de la empresa y, cuando el titular del certificado no es el representante legal, un poder documentado para actuar en nombre de la empresa. Varios prestadores no lo verifican a distancia en absoluto. No es algo que se pueda resolver el mismo día que se necesita.

No solo los fabricantes

El artículo 5 extiende la misma verificación a los «agentes de la cadena de valor»: reparadores, reacondicionadores, remanufacturadores, recicladores y prestadores de servicios de pasaporte digital de productos. Solo los agentes verificados tienen acceso al registro y pueden realizar operaciones en él.

Si piensa encargar la inscripción a un proveedor externo, lea con atención el artículo 6. El apartado 1 permite al operador verificado delegar derechos de acceso en terceros que actúen en su nombre. El apartado 3, sin embargo, deja a cada operador la responsabilidad de gestionar su propio proceso de verificación electrónica. Si una plataforma puede inscribir con su propio sello en lugar del suyo es una cuestión sobre la que en el mercado se defienden las dos respuestas, y el texto no la resuelve de forma expresa. Pregúntelo por escrito antes de dar por hecho que otro lo hará por usted.

Lo que recibe a cambio

El artículo 9 describe el justificante de inscripción: un documento electrónico seguro que el operador verificado puede generar en cualquier momento. Contiene el identificador único del producto, el código de mercancía, el nombre y la identidad del operador verificado responsable, la fecha y la hora de la inscripción validadas con un sello de tiempo electrónico de la Comisión y un hash (resumen criptográfico) de la versión del pasaporte.

La propia prueba está garantizada con un sello electrónico cualificado conforme al artículo 38 del Reglamento (UE) n.º 910/2014 y permanece disponible durante 90 días naturales desde el momento en que se genera.

Es el documento que le pedirá su comprador europeo para cerrar su propia comprobación de proveedores. Entra un sello y sale un sello.

Cuándo le afectará

El registro no es general para todos los productos: lo activa el acto que regula su grupo de productos. La primera fecha firme es la de las baterías, el 18 de febrero de 2027. Para los textiles, los muebles y el acero aún no se aplica ningún acto delegado, y las fechas orientativas de la Comisión son una previsión, no una ley. El panorama completo por grupo de productos cambia varias veces al año.

El registro funciona desde el 20 de julio de 2026, junto con un entorno de pruebas, y el Reglamento 2026/1778 está en vigor desde el 6 de agosto de 2026. La comprobación de si tiene firma o sello puede hacerla hoy, con calma y sin ningún plazo encima. Si obtiene un sello ahora y su grupo de productos entra en el ámbito de aplicación dentro de tres años, tendrá que volver a verificarse. Eso cuesta decenas de euros; averiguar qué necesita realmente solo tiene que hacerlo una vez.

El momento más barato para descubrir que una firma no es un sello es ahora. El más caro, el día en que presente su primera solicitud de inscripción. Todos los demás cambios de la normativa los recogemos por orden cronológico.