So bereiten Sie Ihr Unternehmen 2026 auf den DPP vor: Ein Praxisleitfaden für Hersteller und Importeure

Das Wichtigste in Kürze

2024 ist die neue Ökodesign-Verordnung der EU (ESPR) in Kraft getreten. Mit ihr wird der digitale Produktpass (DPP) für viele Produktkategorien Pflicht. Der erste Arbeitsplan für 2025–2030 ist verabschiedet und legt die vorrangigen Produkte fest: Textilien und Bekleidung, Möbel und Matratzen, Unterhaltungselektronik und IKT, Kunststoffe und Zwischenprodukte, Bauprodukte sowie weitere Gruppen mit hohem Risiko.

Der erste delegierte Rechtsakt nach der ESPR wird für Eisen und Stahl erwartet, danach folgen Textilien. Das zentrale EU-Register für digitale Produktpässe ist seit dem 20. Juli 2026 in Betrieb. Die tatsächlichen Pflichttermine für die ersten Produkte liegen überwiegend in den Jahren 2027–2028, mit einer Übergangsfrist von etwa 18 Monaten nach jedem delegierten Rechtsakt.

2026 ist also das Jahr, in dem Hersteller und Importeure ihre Abläufe vorbereiten müssen. Sie sollten wissen, welche Produkte betroffen sein werden, welche Daten verlangt werden, wie sie diese bei den Lieferanten einholen und nach welchen Kriterien sie eine Plattform für digitale Produktpässe auswählen.

Die wichtigsten praktischen Schritte:

• Produkte erfassen und prüfen, ob sie zu den vorrangigen Gruppen gehören.
• Den vollständigen Datensatz für den DPP bestimmen und klären, wo diese Daten heute liegen.
• Interne Rollen und Abläufe für Erfassung, Prüfung und Pflege der Daten festlegen.
• Eine Struktur für die Zusammenarbeit mit Lieferanten aufbauen, denn ein großer Teil der Daten kommt von ihnen.
• Eine technische DPP-Lösung wählen, die sich an Ihre ERP- und PLM-Systeme anbinden lässt.
• Pilotpässe für ein oder zwei vorrangige Produktlinien erstellen, um zu den Pflichtterminen bereit zu sein.

1. Hintergrund: Wo ESPR und DPP im Jahr 2026 stehen

Die Ökodesign-Verordnung (EU) 2024/1781 (ESPR) ist seit dem 18. Juli 2024 in Kraft und ersetzt die bisherige Ökodesign-Richtlinie. Sie schafft einen gemeinsamen Rahmen für die Nachhaltigkeit von Produkten in der EU und führt erstmals den digitalen Produktpass ein.

Im April 2025 hat die Europäische Kommission den ersten Arbeitsplan für 2025–2030 angenommen. Er legt die vorrangigen Produktgruppen fest und gibt einen ungefähren Zeitplan für die Ausarbeitung und Annahme der delegierten Rechtsakte vor.

Einige zentrale Fakten:

• Der DPP wird für die einzelnen Produktgruppen schrittweise eingeführt, etwa zwischen 2026 und 2030. Die Anforderungen für jede Gruppe legt jeweils ein eigener delegierter Rechtsakt fest.
• Seit dem 20. Juli 2026 ist das zentrale EU-Register in Betrieb, in dem die eindeutigen Kennungen der Pässe gespeichert werden.
• Für Textilien und Bekleidung wird der delegierte Rechtsakt zum DPP um 2027 erwartet (voraussichtlich in der zweiten Jahreshälfte). Verpflichtend wird der Pass erst nach einer Übergangsfrist von mindestens 18 Monaten, also etwa 2029.
• Parallel dazu führt die EU-Batterieverordnung den ersten branchenspezifischen DPP ein, den sogenannten „Batteriepass“, mit Anforderungen ab 2027.

Für Unternehmen heißt das: 2026 müssen nicht plötzlich alle Produkte einen Pass haben. Es ist aber das Jahr für die Vorarbeit. Wer sie jetzt erledigt, geht mit vorbereiteten Abläufen in die Jahre 2027–2028 und muss nicht im Krisenmodus reagieren.

2. Welche Produktkategorien Vorrang haben

Der Arbeitsplan und die Analysen der Kommission und verschiedener Expertengruppen umreißen die erste Welle von Produktkategorien deutlich. Vorrang in der ersten Phase haben:

• Textilien und Bekleidung (einschließlich Schuhe und Accessoires).
• Möbel und Matratzen.
• Unterhaltungselektronik und IKT-Produkte.
• Kunststoffe und Zwischenprodukte.
• Bauprodukte und Baustoffe.
• Eisen und Stahl, Aluminium, Reifen, Detergenzien, Farben, Schmierstoffe und andere Chemikalien mit großem Umweltfußabdruck.

Wenn Ihr Unternehmen Produkte aus einer dieser Kategorien herstellt oder importiert, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass Sie zur ersten DPP-Welle gehören.

Ein sinnvoller erster Schritt ist eine interne Bestandsaufnahme:

• Liste aller Produktlinien, die in der EU verkauft werden.
• Einordnung nach Art (Textilien, Möbel, Elektronik usw.).
• Einschätzung, wie wahrscheinlich die ersten delegierten Rechtsakte sie erfassen.

3. Wie der DPP in der Praxis aussieht

Der DPP ist ein digitaler Datensatz, der über einen Datenträger mit einem bestimmten Produkt verknüpft ist. Meist ist das ein QR-Code, ein Barcode oder ein RFID- bzw. NFC-Tag.

Der Pass enthält standardisierte Informationen über das Produkt für den gesamten Lebenszyklus: Materialien, Herstellung, Nutzung, Service, Lebensende, Umweltkennzahlen und Konformität mit den Vorschriften.

Ein typischer DPP umfasst:

• Produktkennungen: Handelsname, Modell, SKU, GTIN/EAN, Zolltarifnummern.
• Angaben zur Zusammensetzung: Materialien und Bauteile, prozentuale Anteile, gefährliche Stoffe, kritische Rohstoffe, Rezyklatanteil.
• Herstellungsdaten: Produktionsstandorte, Lieferanten, Zertifizierungen (ISO, FSC, OEKO-TEX usw.).
• Umweltprofil: Ergebnisse der Ökobilanz (LCA), CO₂-Fußabdruck, Energieeffizienz.
• Hinweise zu Nutzung und Service: Anleitungen, Reparierbarkeit, verfügbare Ersatzteile, Garantiebedingungen.
• Ende des Lebenszyklus: Anleitungen zur Demontage, zum Recycling und zur sicheren Entsorgung.

Wichtig: Der DPP ist kein statisches PDF, sondern ein Satz strukturierter Daten in digitalem Format (z. B. JSON-LD), den andere Systeme maschinell lesen können müssen.

4. Welche Daten Sie brauchen und woher Sie sie bekommen

Eine der größten praktischen Hürden für Hersteller sind die Daten. In vielen Unternehmen liegen sie verstreut in ERP- und PLM-Systemen, Excel-Tabellen, E-Mails mit Lieferanten, PDF-Zertifikaten und anderswo.

Bewährt hat sich, die DPP-Daten in vier Blöcke zu gliedern.

Daten, die Sie bereits strukturiert vorliegen haben:

• Artikelnummern, Beschreibungen, Barcodes;
• grundlegende Eigenschaften und Spezifikationen;
• einen Teil der Materialdaten.

Daten, die Sie zwar haben, aber nicht in strukturierter Form:

• Zertifikate als PDF;
• Erklärungen von Lieferanten (REACH, RoHS usw.);
• LCA-Berichte oder CO₂-Berechnungen.

Daten, die von Lieferanten kommen müssen:

• detaillierte Materialzusammensetzung;
• Herkunft der Rohstoffe;
• Gehalt an gefährlichen Stoffen;
• Angaben zu verbauten Halbzeugen und Komponenten.

Daten, die Sie wahrscheinlich gar nicht haben und erst erzeugen müssen:

• systematische Ökobilanzen (LCA) für die wichtigsten Produkte;
• standardisierte Kennzahlen für Haltbarkeit, Reparierbarkeit und Recyclingfähigkeit.

Für 2026 ist realistisch:

• für jedes vorrangige Produkt zu wissen, welche DPP-Felder sich sofort füllen lassen;
• welche Felder zusätzliche Arbeit mit Lieferanten oder interne Analysen erfordern;
• einen Plan zu haben, wie die Lücken bis 2027–2028 geschlossen werden.

5. Einen internen DPP-Prozess aufbauen

Der DPP ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Prozess, vergleichbar mit dem Qualitätsmanagement oder den Systemen für REACH- und RoHS-Konformität.

Die wichtigsten Bausteine des internen Prozesses:

Einen Prozessverantwortlichen benennen

Meist kommt diese Person aus dem Qualitäts-, Nachhaltigkeits- oder Produktmanagement. Größere Unternehmen bilden oft ein bereichsübergreifendes Team.

Den Ablauf festlegen:

• Datenerfassung;
• Prüfung und Validierung;
• Erstellung und Veröffentlichung des DPP;
• regelmäßige Aktualisierung bei Änderungen an Design, Lieferanten oder Vorschriften;
• Archivierung und Versionskontrolle.

Eine maßgebliche Datenquelle („Single Source of Truth“) für Produktdaten festlegen

Ob ERP, PLM oder eine spezialisierte DPP-Plattform: Alle müssen wissen, wo die maßgebliche Version der Daten gepflegt wird.

Interne Richtlinien und Anweisungen:

• wer Daten ändern darf;
• wie neue Pässe freigegeben werden;
• wie auf behördliche Prüfungen oder Beschwerden zum DPP reagiert wird.

Schulung und Sensibilisierung

Vertrieb, Produktmanagement, Logistik und Marketing müssen die Grundlagen des DPP verstehen, um mit Kunden und Partnern richtig darüber zu sprechen.

6. Zusammenarbeit mit Lieferanten: der entscheidende Erfolgsfaktor

Ein großer Teil der Informationen im DPP stammt aus der Lieferkette. Ohne strukturierte Daten der Lieferanten lässt sich der Pass nicht vervollständigen.

Für 2026 empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

Lieferanten einstufen:

• kritisch (liefern zentrale Komponenten und Materialien);
• unkritisch (Verpackung, Hilfsstoffe usw.);
• risikoreich (komplexe Produkte, wenig Transparenz in der Lieferkette).

Standardvorlagen für Daten entwickeln:

• Tabellen oder Formate, die Lieferanten ausfüllen;
• eine klare Beschreibung, was verlangt wird und warum.

Vertragliche Anforderungen aufnehmen

Neue und verlängerte Verträge können eine Klausel enthalten, nach der der Lieferant die nötigen DPP-Daten bereitstellen und aktuell halten muss.

Den Austausch schrittweise digitalisieren

Anfangs reichen Vorlagen und E-Mails. Langfristig braucht es aber stärker automatisierte Lösungen wie Lieferantenportale oder API-Anbindungen.

7. Eine DPP-Plattform auswählen

Auf dem Markt gibt es bereits viele Lösungen für die Verwaltung digitaler Produktpässe. Wer 2026 auswählt, sollte mindestens auf Folgendes achten:

• Unterstützung von Formaten, die zu den Anforderungen der ESPR und den zugehörigen Standards passen (JSON-Strukturen, künftige Schemata gemäß den delegierten Rechtsakten, GS1 usw.).
• Jeder Pass lässt sich mit einer eindeutigen Kennung verknüpfen, und die Plattform erzeugt einen QR-Code oder einen anderen Datenträger.
• Versionierung der Daten und nachvollziehbare Änderungshistorie: wer was wann geändert hat.
• API-Anbindungen an ERP, PLM, CRM und andere Kernsysteme.
• Rollenbasierter Zugriff: unterschiedliche Informationsstufen für Behörden, Geschäftskunden, Servicepartner und Endverbraucher.
• Verwaltung von Pässen für verschiedene Produktgruppen, nicht nur für eine Nische (etwa Textilien oder Elektronik).

8. Ein realistischer Maßnahmenplan für 2026

Um vor den ersten Pflichtterminen (2027–2028) gut aufgestellt zu sein, können Sie das Jahr 2026 so gliedern.

Die ersten drei Monate:

• Produkte erfassen und Risiken je Kategorie bewerten.
• Analysieren, wo die Produktdaten liegen und wo die Lücken sind.
• Verantwortliche benennen und den Kernprozess festlegen.

Die folgenden drei bis sechs Monate:

• Erste Datenvorlagen erstellen und mit den wichtigsten Lieferanten kommunizieren.
• Eine technische Lösung bzw. Plattform für ein Pilotprojekt auswählen.
• Daten für ein oder zwei Pilot-Produktlinien sammeln.

Ende 2026:

• Echte Produktpässe für die Pilotprodukte erstellt und getestet (auch bevor sie formal Pflicht sind).
• Erste interne Schulungen und Dokumentation.
• Ausweitung auf die übrigen Produktlinien für 2027–2028 geplant.

9. Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

Bei Unternehmen, die sich bereits auf den DPP vorbereiten, zeigen sich einige wiederkehrende Fehler:

• Sie unterschätzen, wie lange die Datenerfassung dauert, besonders bei Lieferanten.
• Sie versuchen, alle Daten manuell in Tabellen zu verwalten, was schnell im Chaos endet.
• Es fehlen ein klarer Prozessverantwortlicher und verteilte Zuständigkeiten.
• Sie konzentrieren sich nur auf die regulatorischen Anforderungen und übersehen den geschäftlichen Nutzen: eine transparentere Lieferkette, besseres Qualitätsmanagement und eine stärkere Position gegenüber Kunden und Investoren.

10. So unterstützt WIARA bei der Einführung des Passes

WIARA konzentriert sich ganz auf digitale Produktpässe und die Vorschriften dazu. Wir verkürzen den Weg von „Wir wissen nicht, wo wir anfangen sollen“ bis zu voll funktionsfähigen DPP-Prozessen. Die Unterstützung umfasst mehrere Bereiche.

Erstens strategische Beratung und Bewertung der Ausgangslage: Welche Produktlinien fallen unter die ersten delegierten Rechtsakte, welche Daten gibt es bereits in Ihren Systemen und wo liegen kritische Lücken? Daraus entsteht ein Fahrplan für die nächsten 12–24 Monate.

Zweitens die Strukturierung von Daten und Abläufen: ein gemeinsames DPP-Datenmodell, Vorlagen für die Kommunikation mit Lieferanten, interne Verfahren für Datenerfassung und Freigabe. So lassen sich die regulatorischen Anforderungen in die Sprache Ihrer ERP- und PLM-Systeme und Ihrer tatsächlichen Produktionsabläufe übersetzen.

Drittens Auswahl und Einführung einer technischen Lösung: WIARA entwickelt und betreibt eine Plattform für digitale Produktpässe. Sie lässt sich an bestehende Systeme anbinden, erstellt Pässe nach den Anforderungen der ESPR und gibt Behörden, Partnern und Endverbrauchern über QR-Codes sicheren Zugang. Das Team unterstützt auch bei der Integration anderer, bereits gewählter Lösungen.

Schließlich Pilotprojekte und Schulungen: Gemeinsam mit Ihrem Team wählen wir eine begrenzte Anzahl von Produkten aus und erstellen für sie die ersten Pässe von Anfang bis Ende. Diese praktische Erfahrung ist die Grundlage für internes Wissen. Die Beschäftigten erhalten gezielte Schulungen je nach Rolle: Datenmanagement, Bedienung der Plattform, Kommunikation mit Kunden und Behörden.

11. Fazit

Der DPP gehört in den kommenden Jahren zu den größten Veränderungen für Hersteller und Importeure, die auf dem europäischen Markt verkaufen. Die tatsächlichen Pflichttermine für die ersten Produktkategorien liegen überwiegend in den Jahren 2027–2028. 2026 ist aber das Jahr, um die Grundlagen zu schaffen: Daten, Abläufe, Technik und die Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Unternehmen, die 2026 Pilotpässe erstellen und ihre Daten ordnen, gehen deutlich besser vorbereitet, mit geringeren Kosten und einem klaren Wettbewerbsvorteil in die Phase der verpflichtenden Konformität. WIARA kann dabei Ihr Partner sein, von der ersten Orientierung in den Vorschriften bis zu digitalen Produktpässen im großen Maßstab.